Polazna situacija bila je jednostavna: knjige su se gomilale na više mjesta, a bilješke o pročitanom bile su rasute po papirićima i aplikacijama. Cilj je bio dobiti preglednu kućnu zbirku i čitateljski dnevnik koji se stvarno koristi. Ovaj pristup kombinira fizičku organizaciju i navike bilježenja kroz isti proces.
Prvo je definirano što ova promjena znači u praksi: pronaći svako izdanje, odlučiti gdje pripada i kako će se kasnije lako pronaći. Zatim je postavljeno pitanje zašto se uvodi dnevnik čitanja: da se zadrže dojmovi i olakša preporuka drugima. Bez ova dva “zašto”, sustav se brzo raspadne u rutinskom pospremanju bez rezultata.
Kao početni korak napravljen je brzi inventar u trajanju od jednog popodneva. Knjige su podijeljene u tri hrpe: zadržati, posuditi/pokloniti i “neodlučeno”. Hrpa “neodlučeno” dobila je rok od 30 dana, nakon kojeg se donosi konačna odluka.
Zatim je odabrana shema slaganja koja prati način korištenja: najčešće čitano na razini ruke, referentno i stručne knjige zajedno, a beletristika po žanru ili autoru. Odluka je donesena iz perspektive korisnika, ne “idealne knjižnice”: cilj je brz dolazak do sljedećeg čitanja. Na police su dodani razdjelnici ili jednostavne oznake kako bi povratak knjige na mjesto bio bez razmišljanja.
Poseban slučaj bile su knjige iz ciklusa i serijala, kao i klasici svjetske književnosti u više izdanja. Pravilo je bilo držati serijale na jednom mjestu i poredati ih po redoslijedu čitanja, čak i ako to prekida strogu abecedu. Kod klasika je dodana mala bilješka na unutarnjoj strani korica s informacijom o prijevodu i godini izdanja, kako bi se kasnije moglo uspoređivati.
Tema prijevoda i izvornih izdanja riješena je jednostavnom oznakom u katalogu: “HR prijevod”, “izvorno”, ili “dvojezično”. Time se izbjegava kupnja duplikata i olakšava izbor kada se želi čitati usporedno. Ako postoji više prijevoda istog djela, bilježi se prevoditelj, jer često utječe na doživljaj teksta.
Za čitateljski dnevnik odabran je minimalni predložak koji traje manje od tri minute po knjizi. Svaki unos ima: naslov, autor, format (tiskano ili e-knjiga), datum završetka i ocjenu dojmom u jednoj rečenici. Tek nakon toga, po želji se dodaju dvije bilješke: omiljeni citat i jedna ideja ili pitanje koje je knjiga otvorila.
Kako napisati recenziju knjige uklopljeno je kao opcionalni sloj, ne obaveza. Nakon upisa u dnevnik, recenzija se radi u tri kratka odlomka: što je tema bez spoilera, što je funkcioniralo (stil, likovi, struktura), i kome bi knjiga mogla odgovarati. Ovakav format pomaže i kada se kasnije preporučuje knjiga prijateljima ili bira sljedeće čitanje.